Dokumen untuk register Green Book

Dokumen untuk register Green Book

//

My mission is simple, to help those who are helpless, because I felt the pain of being helpless and rejected

Andrew L. Salin

Pendaftaran Pegawai Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

Tidak dinafikan, ramai yang sudah menghadiri Kursus Pegawai Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan atau SHO, bahkan ramai juga yang mungkin sudah lulus peperiksaan Pegawai Keselamatan dan Kesihatan Perkerjaan yang dianjurkan oleh NIOSH. Namun begitu, jika dilihat daripada statistik DOSH, tidak ramai SHO yang sudah berdaftar dengan DOSH. 

Terima kasih juga kepada para pembaca yang sudi singgah di blog ini dan ada yang rajin bertanya soalan melalui whatsapp. So far saya belum pernah tak reply para pembaca yang sudi bertanya soalan melalui whatsapp. Dalam coretan kali ini, saya cuba untuk explain, dokumen yang diperlukan untuk mendaftar sebagai Pegawai Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (SHO). Dalam bahasa industry lebih glamour dengan paggilan Green Book. 

Disclaimer: Untuk mendapatkan maklumat terkini dan lebih tepat sila rujuk kepada pihak DOSH.

1) Medical Check-up

Medical check-up ni tak wajib bagi pemohon yang belum berumur 55 tahun. Jika anda perlu melakukan medical check-up, pastikan anda membuat pemeriksaan daripada Doktor Kesihatan Pekerjaan. Pastikan anda memberitahu doktor tersebut yang anda perlu membuat pemeriksaan kesihatan untuk mendaftar sebagai Pegawai Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan, pastikan juga borang yang digunakan oleh doktor tersebut betul untuk mengelakkan sebarang masalah sewaktu pendaftaran. 

2) Salinan Kad Pengenalan

Yang ini saya rasa takde masalahkan. Just scan your mykad dan upload kat ruang attachement yang berkenaan sahaja. Pastikan anda scan dalam bentuk berwarna dan file dalam bentuk yang dibenarkan sahaja. Kebiasaan nya dalam bentuk PDF atau JPEG. 

3) Kelayakan Berkaitan SHO

Ini antara supporting document yang sangat penting, kalau part ni takda, memang tak dapat la nak daftar sebagai SHO :), Ok, jika anda memohon menggunakan Diploma atau Degree dalam bidang Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan, pastikan anda upload dokumen tu kat sini. Selain itu, jika anda memohon menggunakan kategori Sijil Kehadiran Kursus Keselamatan dan Kesihatan Perkerjaan, pastikan anda juga sudah lulus ujian SHO yang dianjurkan oleh NIOSH. 

Bagi yang ada kelayakan Executive Diploma/Degree ataupun Master dalam bidang OSH, anda juga wajib untuk lulus peperiksaan Pegawai Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan. 

4) Surat Pengesahan Majikan

Bahagian ni, ramai juga yang sering tanya saya, bagaimana rupa surat pengesahan majikan ni. Basically ia just surat simple saja daripada majikan anda yang mengesahkan bahawa anda telah dilantik sebagai Pegawai Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan di syarikat tersebut. Eh, tak sama ke dengan appointment letter atau LOE? Kalau nak guna yang tu pun boleh juga, kadang-kadang takde juga issue, tapi kalau dalam LOE, ada macam-macam nama jawatan, ada yang company simpan HSE Executive, EHS Manager, OSH Coordinator dan sebagainya, kalau LOE anda macam tu, memang tak dapat nak guna tu sebagai supporting document. Saya ada tulis berkenaan dengan Surat Pengesahan Majikan kat sini, ada juga contoh template yang anda boleh gunakan. 

5) Surat Lantikan atau Kontrak Kerja

Surat lantikan atau Kontrak Kerja ni boleh gunakan LOE yang diberikan oleh majikan ketika anda mula-mula masuk kerja kat syarikat tersebut. Kalau position dalam Surat Lantikan atau Kontrak Kerja ialah Safety and Health Officer (Pegawai Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan) anda boleh gunakan dokumen yang sama untuk item 4 diatas. Macam mana pula kalau tak sama? Ya, sebab tu anda kena buat Surat Pengesahan daripada majikan seperti item 4 diatas kalau tak sama. 

6) Senarai tugas lengkap / Job Descriptions

Pastikan senarai tugas anda adalah sesuai dan selari dengan Peraturan Pegawai Keselamatan dan Kesihatan 1997 (SHO Regulation 1997). Untuk maklumat lanjut, rujuk kepada “Regulation 18. Duties of  Safety and Health Offices” di dalam SHO Regulation 1997. 

Jika senarai tugas anda dalam LOE sama dengan regulation tersebut, boleh gunakan LOE tersebut sebagai supporting dokumen. Namun begitu, kadang-kadang job desciptions dalam LOE tu tak sama. So, jika ini berlaku, tak perlu risau, anda boleh masukkan senarai tugas tersebut di dalam surat Pengesahan Majikan seperti item 4 di atas. Mudah saja kan. 

Siapa yang perlu sediakan surat ni? Ofcourse pihak majikan atau lebih tepat lagi HR department la. Cara paling senang dan cepat, anda just explain atau buat contoh surat tu dan minta HR untuk sediakan. 

7) Profile Syarikat Majikan

Profile syarikat ni pun merupakan supporting dokumen yang wajib. Ini anda kena minta daripada pihak majikan la ya. Kalau ada maklumat yang confidential, anda boleh remove bahagian tersebut. Pastikan profile syarikat tersebut juga memenuhi syarat-syarat yang dikehendaki oleh pihak DOSH. Kena ada maklumat berkaitan seperti jenis perniagaan, jumlah kakitangan dan sebagainya.

8) Nombor Pendaftaran Kilang / Tempat Kerja / Tapak Bina

Ini juga wajib ada, kalau takde nombor pendaftaran ni, memang tak dapat nak register la. Selalu juga saya dapat whatsapp daripada rakan-rakan yang nak daftar sebagai SHO ataupun SSS dan mengatakan bahawa tempat kerja mereka takda nombor pendaftaran dengan DOSH. Kalau anda menghadapi situasi tersebut, maaf saya katakan, anda telah gagal menjalankan tugas anda sebagai SHO/SSS. Sebab tu la majikan ambil kita kerja, supaya kita boleh advise dan tolong daftarkan syarikat tersebut 🙂 So, lepas ni tak perlu gelabah lagi ya, kalau tempat keja anda belum berdaftar, just daftarkan dulu tempat keja tu baru proceed dengan application untuk SHO. 

9) Bukti menjalankan tugas sebagai SHO

Supporting document ni memang takde masalah kalau anda memang dah buat keja sebagai SHO, sebab semua dokumen yang diminta merupakan dokumen hakiki yang SHO perlu buat. Antara dokumen yang diperlukan adalah seperti HIRARC atau Risk Assessment, Laporan OSH yang anda buat setiap bulan, contoh minute of meeting untuk Safety and Health Committee, laporan pemeriksaan atau audit di tempat kerja dan sebagainya. 

Kena hantar semua document ka? Ya, kena hantar semua untuk rekod 3 tahun yang terakhir sebagai bukti yang anda dah buat keja sebagai SHO dalam tempoh sekurang-kurangnya 3 tahun. Macam mana kalau dokumen tu hilang, saya dah tukar company banyak kali :). Jawapan saya simple saja, Do the right thing at a first place 🙂 Boleh whatsapp saya juga, nanti saya akan cuba untuk explain offline. 

10) Dokumen atau Sijil lain yang berkaitan

Bahagian ni tak wajib, jika ada dokumen atau sijil berkaitan dengan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan yang berkaitan boleh juga upload untuk menguatkan lagi bukti anda memang dah berkecimpung di dalam bidang OSH ni. Contoh sijil yang berkaitan seperti Sijil Kursus sebagai ERT Team, First Aider, OHS Management System dan sebagainya. Mungkin juga anda nak upload contoh-contoh report berkenaan dengan Campaign atau Awareness Training yang pernah anda buat. Kalau tak nak upload pun tak apa, sebab bahagian ni tak wajib. 

Macam Mana Nak Apply?

Sekarang ni, semua urusan permohonan melalui online sistem. Anda boleh access melalui portal MYKKP. Yuran pemprosesan sebanyak RM100 juga boleh dibayar secara online. Lama ke nak tunggu result? Biasanya dalam tempoh 30 hari akan ada result, kadang-kadang pihak DOSH akan panggil anda untuk ditemuduga, biasanya pemohon menggunakan Diploma / Degree dalam OSH ni yang selalu kena panggil interview. 

Ok guys, saya harap tulisan ni sedikit sebanyak dapat membantu anda untuk menyediakan dokumen yang diperlukan untuk pendaftaran sebagai Pegawai Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (SHO). Kalau ia bermanfaat, jangan lupa share dengan rakan-rakan ya. Kalau ada apa-apa pertanyaan, feel free untuk whatsaap saya, tapi jangan lupa introduce nama dulu ya 🙂 

Good luck!