Ramai yang menghubungi saya berkenaan dengan permohohan pendaftaran sebagai orang yang kompeten (OYK) Pegawai Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan atau bahasa pasaran pendaftaran green book.
Malah ada juga yang bertanya saya merupakan golongan otai yang sudah berkecimpung di dalam bidang safety lebih dari sepuluh tahun. Bila saya tanya mengapa permohonan pendaftaran green book mereka gagal, saya perasan ada banyak persamaan diantara sebab-sebab pendaftaran green book tidak diluluskan. Saya harap, rakan-rakan yang lain dapat mengambil ikhtibar dari kesilapan rakan-rakan yang lain. Berikut merupakan antara beberapa kesilapan yang menyebabkan permohonan green book ditolak oleh DOSH.
Bukti Pemeriksaan Tempat Kerja / Laporan Audit
Dokumen ini merupakan antara kesilapan yang kerap dibuat oleh pemohon. Ramai pemohon green book yang gagal mengemukan laporan pemeriksaan tempat kerja atau laporan audit. Selain itu ada juga yang menyertakan bukti pemeriksaan tetapi dokumen tidak lengkap. Harus diingat bahawa semua dokumen yang dihantar hendaklah disediakan oleh pemohon. Pendek kata, dokumen tersebut mestilah ada bukti disediakan oleh pemohon atau pemohon terlibat didalam aktiviti tersebut. Seperti laporan pemeriksaan tempat kerja / laporan audit, nama pemohon harus ada didalam laporan tersebut. Ia tidak semestinya disediakan oleh pemohon, tetapi mesti ada bukti yang pemohon terlibat didalam aktiviti pemeriksaan tempat kerja atau audit. Paling bagus kalau laporan tersebut disediakan dan ditandatangi oleh pemohon sendiri.
Laporan Bulanan KKP / HSE Report
Ramai calon yang menghantar laporan bulanan sewaktu permohonan green book, tetapi ada juga yang tidak diterima DOSH. Mengapa keadaan ini berlaku? Ini berkemungkinan laporan bulanan KKP tersebut tidak menepati syarat atau kehendak akta. Eh ada dalam akta juga ka laporan bulanan ni? Ya semestinya ada, boleh semak balik peraturan-peraturan berkaitan dengan laporan ditempat kerja. Salah satu syarat utama dalam akta adalah laporan bulanan harus dibincangkan dengan pihak majikan. So, bagaimana nak buktikan laporan tersebut telah dibincangkan? Senang jer, pastikan dalam laporan bulanan tersebut ada ditandatangi oleh pemohon dan juga majikan. Tapi kena ingat juga, laporan bulanan ni perlu dibincangkan dengan pihak majikan dalam tempoh beberapa hari selepas bulan laporan tersebut berakhir. Berapa hari ya? Nanti cari sendiri ya, supaya dapat ingat 🙂
HIRARC
Ini juga merupakan antara sebab mengapa permohonan green book selalu ditolak. Antara sebabnya adalah tidak ada bukti HIRARC tersebut disediakan oleh pemohon. Untuk mengatasi masalah tersebut, sama juga pastikan HIRARC yang anda hantar ada bukti ianya disediakan oleh pemohon. Kalau HIRARC tersebut disediakan secara berpasukan, pastikan ada nama pemohon dalam HIRARC tersebut. Paling bagus HIRARC tersebut disediakan dan ditandatangi oleh pemohon sendiri. HIRARC ini sebaiknya dibuat dalam format yang disyorkan oleh pihak DOSH. Boleh rujuk dalam website DOSH guideline untuk sediakan HIRARC. Bagi yang masih tak familiar bagaimana nak buat HIRARC, anda boleh baca cara buat JHA atau tonton video berkenaan dengan risk assessment disini.
LAPORAN AKTIVITI / PROMOSI OSH
Jangan lupa untuk hantar bukti aktiviti OSH yang telah dibuat oleh pemohon juga. Ramai pemohon yang gagal menghantar bukti laporan aktiviti OSH sewaktu pemohonan green book. Laporan ini pun sama, mesti ada bukti penglibatan pemohon dan paling bagus kalau ianya disediakan oleh pemohon sendiri. Lebih baik kalau laporan tersebut ada gambar, nama dan tandatangan peserta. So apa aktiviti OSH yang kita buat? Antara contoh aktiviti atau promosi OSH seperti penganjuran latihan berkaitan OSH, Kempen berkaitan OSH, Safety Day dan banyak lagi. Jangan lupa masukkan aktiviti berkaitan health atau kesihatan juga ya. Sebab ramai yang terlepas pandang berkenaan dengan kesihatan ni.
Surat Pengesahan Jawatan / Lantikan Sebagai SHO
Ramai safety and health officer atau practitioner yang menghadapi masalah ini. Mereka gagal untuk melampirkan surat lantikan atau surat pengesahan sebagai pegawai keselamatan dan kesihatan daripada majikan mereka. Antara kesilapan utama adalah, pemohon kerap bertukar tempat kerja dan mereka gagal mendapatkan surat lantikan sebagai SHO. Bagi calon-calon yang baru berkecimpung di dalam bidang OSH ini, semoga anda dapat memastikan majikan anda menyediakan surat pengesahan jawatan sebagai SHO. Jangan keliru diantara surat pengesahan jawatan dan surat tawaran atau LOE ya. Ia merupakan dua dokumen yang berbeza. Anda boleh baca disini apa yang dimaksudkan oleh surat pengesahan jawatan sebagai safety officer.
Kesimpulan
Nasihat saya, semoga calon-calon yang baru melibatkan diri di dalam bidang safety ni, dapat memastikan semua supporting dokumen yang diperlukan untuk pendaftaran green book dapat melakukan perkara yang betul dari awal permulaan kareer sebagai pegawai keselamatan & kesihatan pekerjaan. Pastikan semua dokumen yang diperlukan disediakan dari awal karier anda, bukan nya bila dah cukup 3 tahun baru kelam kabut nak cari dokumen untuk pendaftaran green book. Ini juga merupakan antara salah satu punca mengapa masih ramai safety officer yang masih tidak dapat memohon green book.
"HIGH QUALITY WORKPLACE ASSIGNMENT"
Dalam vbook ini, saya explain bagaimana cara untuk buat high quality workplace assignment bagi calon yang menduduki peperiksaan SHO NIOSH. Bukan sedikit yang gagal peperiksaan SHO NIOSH ni, terutamanya paper 4 atau bahagian Workplace Assignmnent. Setelah belajar melalui V-book ni, anda tak akan ada masalah lagi nak buat workplace assignment. Malah saya jamin, anda akan mampu siapkan Workplace Assignment dalam tempoh yang singkat.
