Panduan Untuk Buat HSE Plan

Panduan Untuk Buat HSE Plan

Kali ini saya ingin discus berkenaan dengan HSE Plan. Seseorang SHO ataupun safety officer mesti tahu bagaimana cara buat HSE Plan. Ini merupakan salah satu perkara asas seseorang safety officer kena ada. 

Apa itu HSE Plan

Sebelum kita berbincang lebih lanjut bagaimana cara buat HSE Plan, kita kena tahu telebih dahulu apa itu HSE Plan. Basically HSE Plan merupakan perancangan berkaitan dengan safety yang kita buat kat tempat kerja. Ia merupakan program atau aktiviti-aktiviti yang kamu akan lakukan berkaitan dengan HSE di tempat kerja untuk tempoh masa tertentu. Ia boleh jadi program jangka waktu pendek ataupun program untuk jangka masa panjang. Sebagai contoh untuk jangka masa pendek, maybe HSE Plan yang cover untuk tempoh satu tahun atapun kurang. Untuk jangka masa panjang pula mungkin perancangan yang mengambil masa lebih daripada 3 tahun. 

HSE Plan

Kategori HSE Plan

HSE Plan ni pun ada bermacam kategori atau level dia. For example kalau kita keja kat HQ dan ada few project atau cawangan pejabat, maybe kita kena buat Corporate HSE Plan dan juga Project HSE Plan. Biasanya bagi syarikat besar yang ada banyak projek dan cawangan, selalunya mereka akan ada Corporate HSE Plan. Ia akan menjadi rujukan dan sebagai panduan untuk membuat Projek HSE Plan pula. Mahu tak mahu, anda kena ada idea la macam mana nak buat HSE Plan. 

Tapi tak perlu risau sangatlah pasal level tu, depend dengan which level you kerja. Kalau company yang besar, selalunya ada HOD atau Safety Manager, so mereka ni la yang akan brainstorming dan prepare Corporate HSE Plan. Sepatutnya mereka juga la yang bertanggungjawab untuk guide preparation for Project HSE Plan. Tapi bukan semua orang juga bernasib baik, bila pertama kali menceburkan diri di dalam kerja safety ni, ada juga yang kerja secara ‘one man show’. Maksudnya, hanya dia seorang saja safety officer kat situ. So dia la jadi safety manager, dia juga officer, dia juga kena buat keja supervisor, pendek kata semua kerja safety kena buat sorang-sorang la. 

Bagaimana Nak Bermula

Bagi yang pertama kali nak buat HSE Plan, pasti berasa buntu juga kan bagaimana cara nak buat HSE Plan. Tapi jangan risau, uncle google kan ada 🙂 So boleh la copy paste dari google kan. 

Opss, salah tu. Ya, boleh tanya uncle google untuk buat rujukan la kan, tapi untuk copy paste dan tiru bulat-bulat HSE Plan yang ada di internet bukanlah langkah yang bijak. Untuk mendapatkan HSE Plan yang baik dan sesuai dengan industri dan jenis perniagaan anda, anda kena buat HSE Plan sendiri. Sumber yang ada di internet boleh dibuat sebagai bahan rujukan dan bagi mendapatkan idea apa aktiviti yang boleh dibuat supaya sesuai dengan tempat keja anda. Untuk mendapatkan HSE Plan yang terbaik bagi syarikat tempat anda kerja, berikut antara beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan. 

1.0) Legal Requirements

Saya percaya semua majikan kalau boleh pasti tak nak kena samankan. Dalam safety pun sama, kalau syarikat anda kena saman disebabkan kesalahan berkaitan safety, saya percaya anda sebagai safety officer yang akan menjadi orang pertama yang akan dipersalahkan. Biasala tu kan, semua orang nak taichi dan cari kesalahan orang lain. Mahu tak mahu kekadang kita safety ni juga la yang jadi ‘kambing hitam’. 

So langkah terbaik adalah dengan mengenalpasti apakah keperluan undang-undang berkaitan safety yang syarikat anda kena patuhi. Bagi memudahkan keja anda, anda perlu ada dokumen yang kerap kita panggil dalam bidang safety ni sebagai ‘Legal Register’. Dalam bahasa pasar, kira macam list of legal yang syarikat kita kena comply, sebagai SHO, kita kena buatla untuk yang berkaitan safety. 

Bila dah ada ‘Legal Register’, kerja kita pun senang sikit, berpandukan legal register tersebut kita akan ada idea apakah HSE Plan atau aktiviti yang kita perlu buat. 

Sebagai contoh, di dalam Regulation 21 (Safety & Health Committee 1996), mengatakan bahawa mesyuarat OSH Committee perlu dibuat seberapa kerap yang boleh, tetapi mesyuarat wajib diadakan satu kali di dalam tempoh 3 bulan. So this is action point yang kita kena buat. Sekurang-kurangnya dalam tempoh tidak melebih 3 bulan, kita mesti mengadakan mesyuarat. Untuk mengelakkan supaya kita tidak terlupa, then kita masukkan mesyuarat OSH Comittee ni di dalam HSE Plan kita. Senang saja kan. Tapi itu baru Regulation 21 (SHC 1996), ada banyak lagi perkara berkaitan undang-undang yang kita perlu patuhi dan boleh dimasukkan di dalam HSE Plan kita. Tapi kena ingat, jangan hanya rujuk kepada Akta OSHA 1994 saja, kena refer juga akta-akta lain berkaitan safety seperti FMA 1967, EQA 1974 dan banyak lagi. Selain tu kena kenalpasti juga apakah jenis industry syarikat tempat anda bekerja. Sebab lain jenis industry lain juga legal requirements yang kena comply, tapi untuk safety you just fokus kepada action item yang berkaitan dengan safety saja. 

2.0 OSH Policy dan OSH Objective

Perkara kedua yang anda kena ambil kira adalah Polisi Keselamatan dan juga Objektif OSH syarikat anda. Apa itu Objektif OSH? Ada ramai juga safety officer yang mungkin terlupa akan hal penting ini. Kalau Polisi Keselamatan semua safety tahu kan. Sama juga dengan Objektif OSH ni, safety juga kena tahu. Bukan saja tahu, malah anda juga yang perlu bertanggungjawab untuk menentukan dan menyediakan Objektif OSH. 

Bagi syarikat yang ada menggunakan sistem pengurusan keselamatan (OSH Management System), OSH Objektif mungkin bukan sesuatu yang ganjil, sebab ia merupakan antara perkara asas yang perlu ada di dalam OSH Management tersebut. OSH Objektif anda hendaklah dibuat berdasarkan kepada Polisi Keselamatan anda. Selain itu, OSH Objektik juga harus menepati ciri-ciri SMART (Specific, boleh diukur, diboleh dicapai, berpatutan & ada tempoh masa). Untuk pemahaman lebih lanjut berkaitan dengan OSH Objektif boleh rujuk kat SINI

So bagaimana anda ingin membuat OSH Plan berdasarkan kepada OSH Policy dan OSH Objektif tersebut? Sebagai contoh di dalam OSH Policy syarikat, secara general mungkin syarikat anda mengatakan bahawa pihak syarikat “komited untuk mencapai sifar kemalangan maut”. Basically ini merupakan antara general statement yang selalu kita lihat di dalam OSH Policy.’

Bagi memastikan bahawa syarikat anda mematuhi OSH Policy tersebut iaitu “komited untuk mencapai sifar kemalangan maut”, apakah objektif yang anda ingin capai? Harus ingat bahawa objektif anda hendaklah berdasarkan ciri-ciri SMART. Sebagai contoh anda ingin mengatakan bahawa objektif anda adalah seperti berikut “Mengurangkan Total Recordable Case Frequency (TRCF) rate sebanyak 15% setiap tahun sehingga mencapai sifar (0) dalam tempoh 5 tahun”

Apa kaitan TRCF dengan kemalangan maut? Kita tahu kan, kalau TRCF tinggi, itu menunjukkan kerapnya berlaku kemalangan serious kat syarikat tersebut. Atau mungkin juga pernah berlaku beberapa kemalangan maut. Jadi untuk mencapai sifar kemalangan maut, perkara asas pertama yang kita perlu capai adalah cuba untuk mengurangkan kes-kes kemalangan yang serious dan memberi kesan kepada TRCF. 

So macam mana nak buat HSE Plan berdasarkan contoh tersebut? Bila kita sudah kenalpasti objektif dengan lebih detail, secara tak langsung kita akan ada idea apakah aktiviti atau program yang kita boleh buat bagi mencapai objektif tersebut. Seperti contoh di atas, bagi mencapai sasaran mengurangkan TRCF 15% setiap tahun, pastinya kita ingin mengurangkan kemalangan serious yang berlaku kat tempat kerja kita. Jadi apakah aktiviti yang anda boleh lakukan? It depends dengan your organization, banyak aktiviti yang boleh dibuat bagi mencapai objektif tersebut, sebagai contoh seperti membuat pemeriksaan tempat kerja, mengadakan latihan mengendalikan mesin, progam safety induction untuk pekerja baru dan juga induction refresher program untuk pekerja sedia ada. Selain tu, boleh juga buat kempen kesedaran berkaitan keselamatan seperti Walking at Height, Hand and Finger Safety, Forklift Safety dan sebagainya. Yang pasti, hanya anda sendiri yang tahu, apakah program atau aktiviti yang sesuai untuk dimasukkan di dalam HSE Plan anda. 

3.0) OSH Statistic

Apabila menyediakan HSE Plan, anda juga perlu merujuk kepada data berkaitan dengan OSH kat tempat keja anda. Selalunya kita panggil data ni sebagai OSH Statistic, HSE Performance, Safety Report dan macam-macam lagi la. 

Sebagai contoh, mungkin pada tahun sebelumnya, atau pada projek yang lepas, statistik menunjukkan bahawa kebanyakan kemalangan berlaku melibatkan orang jatuh dari tempat tinggi. So secara tak langsung, ini memberi idea bahawa anda perlu fokus untuk menangani perkara tersebut dengan lebih serious. Untuk kes ini, anda  mungkin boleh fokus kepada kempen berkaitan dengan kerja di tempat tinggi. Antara perkara yang boleh dilakukan seperti memberi latihan keselamatan berkerja di tempat tinggi kepada semua pekerja yang terlibat. Selain itu mungkin juga boleh membuat pemeriksaan keselamatan lebih kerap di bahagian yang banyak terlibat dengan kerja di tempat tinggi. Ini bagi memastikan segala langkah-langkah pencegahan dibuat dengan betul termasuk permatuhan kepada pemakaian PPE yang sesuai. 

4.0) OSH Management System

Saya sengaja letak OSH Management System (OSH-MS) ni sebagai panduan terakhir, sebab bukan semua syarikat ada OSH Management System. Jika anda belum ada OSH-MS, untuk memudahkan kerja anda sebagai safety, saya sangat mencadangkan supaya anda mula menggunakan satu sistem yang betul supaya kerja anda lebih teratur. Bagi frieshie, maybe you not so sure apa itu OHS-MS, anda boleh rujuk tulisan saya berkaitan OHS-MS kat SINI

So, jika syarikat kat tempat anda sudah implement OHS-MS, automatically anda kena refer kepada OHS-MS untuk menentukan apakah jenis-jenis program yang anda perlu ada. Sebagai contoh, perkara wajib yang perlu anda buat berdasarkan OHS-MS ini adalah seperti Management Review dan Internal Review. 

Ok guys, senang saja kan macam mana cara buat HSE Plan. I hope you can get some idea how to prepare your HSE Plan. Jika anda perlukan bantuan untuk pendaftaran SHO atau SSS, jangan luba download kat sini ya.

This Post Has One Comment

  1. Ibi Richard

    Very useful info tuan.

Comments are closed.